Wussten Sie, dass ein Mitarbeiter durchschnittlich 35% seiner Arbeiterzeit dazu verwendet, um im Unternehmen vorhandnes Wissen zu finden?
(Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit)

Die Aufgabe

Natürlich besitzen Firmen eine Vielzahl von Informations-Systemen (Ablagen, Archive, Datenbanken), die sogar durch ein Netzwerk (Intranet) verbunden sind. Trotzdem ist es für einen Mitarbeiter fast unmöglich, im Dickicht der unorganisierten Datenquellen seine relevanten Informationen zu erhalten, weil

	sich die Strukturen/Bedienung der Systeme ständig ändern, so dass sich die Benutzer immer wieder neu orientieren muss. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Anwendungen ein spezielles Login erfordern.
	keine einheitliche und durchgängige Such-Funktionalität vorhanden ist, so dass vorhandenes Wissen nur Zeit intensiv oder gar nicht gefunden wird.
	die eingesetzten Standard-Systeme und Informationsportale keinerlei Gestaltungsraum für die Kreativität und Wissensvermittlung eines Benutzers zulassen. Selbst, wenn ein Mitarbeiter relevantes und wichtiges Wissen zur Verfügung stellen möchte, wird er durch starre Strukturen, Berechtigungen und Validierungen ausgebremst bzw. sogar frustriert.

Darum sollte das Gebot der Stunde lauten: "Licht in das Dunkel zu bringen", aber wie?

Die Motivation

Wissen trägt entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Darum muss den Mitarbeitern der Wissenstransfer so einfach wie möglich gemacht werden. Sie sollten ferner ihr Wissen mit dem geringst möglichen Aufwand weitergeben und Wissen anderer nutzen können. Wenn die Hindernisse zu groß sind, werden viele es nicht tun und wertvolle Ressourcen bleiben verborgen. Ebenfalls sollte der Mitarbeiter am Erfolg des Wissensmanagement partizipieren, weil dies zusätzliche Motivation schafft und Motivation der Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung ist.

Das Ziel

Die intensive Nutzung des Wissens aller Mitarbeiter und Partner soll einen Mehrwert im Unternehmen schaffen. Das wiederholte Benutzen und Weiterentwickeln von gut gelaufenen Projekten soll die Effizienz steigern.

jalada Knowledge System


Motivation kann technisch nicht erzeugt werden. Dennoch schafft das jalada Knowledge System die Landschaft, um Ihren Mitarbeitern den Wissenstransfer so leicht wie möglich zu machen. Die Motivation steigt automatisch mit dem erlebbaren Nutzen.

Das jalada Knowledge System ist ein kollaboratives Werkzeug zum Wissenstransfer und der Wissensvereinigung ihres Unternehmens. Es basiert auf der bekannten Technologie der Wikis. Wikis haben sich bereits als Standard durchgesetzt, um unkompliziert und ohne Programmierkenntnisse Informationen bereitzustellen und zu finden.

Jeder Mitarbeiter kann so nützliches Wissen und Links zu gar nicht oder nur mit sehr großem Aufwand auffindbaren Themen publizieren, um seinen Kollegen unnötige und meist Zeit raubende Rechercheprozeduren zu ersparen.

Wikis

Wiki-Systeme sind eine einfache und kostengünstige Variante eine Wissensplattform aufzubauen und diese in der Folge als Informations- und Kommunikationsmedium zu nutzen.

In einem Wiki können vereinfacht Ankündigungen der Geschäftsleitung, interne Richtlinien, Projektfortschritte, Veranstaltungstermine, offene Stellen und andere wichtige Informationen bekannt gemacht werden. Zum Beispiel lassen sich "Teamblogs" oder spezielle "Projektblogs" anlegen, wo dann alle relevanten Informationen gesammelt werden und jederzeit abrufbar sind. Auf diese Weise können Experten (Sachbearbeiter) aus den unterschiedlichsten Gebieten ihre tägliche Wertschöpfung kommunizieren, sich somit einen firmeninternen Ruf verschaffen und als Ergebnis bleibt das Wissen erhalten.

Derartige Wikis könnten die Kommunikation positiv beeinflussen, die wiederum Wissenstransfer fördert.

Wie funktioniert ein Wiki?

Diese Frage soll an Hand eines kleinen Beispiels erläutert werden. Ausgangspunkt für die Erklärung ist die folgende einfache Knowledge-Seite.

Um diese Seite über ein Portal zur Verfügung zu stellen, gibt es zwei Möglichkeiten, nämliche den traditionellen Weg mit HTML oder der neue Variante über die Wiki-Technik. Der große Unterschied beider Techniken besteht sowohl in der Formatierung des Inhaltes als auch in der Flexibilität der Erweiterungen und Vernetzungen.

Gewünschte Darstellung	HTML (klassisch)	Wiki
	<a href=http://server/path-to-file/filename.html"> Wissensmanagements</a>	[[Wissensmanagements]]
	<ul><li><b>Mehrwert</b></li></ul>	*'''Mehrwert:'''

In Punkto der Formatierung wurden die Anweisungen stark vereinfacht, so dass der Benutzer sich nicht mehr um die Besonderheiten zwischen Anfang und Ende eines Formats kümmern muss (siehe Tabelle). Auch werden die strukturellen Abhängigkeiten aufgelöst. In einer HTML-Beschreibung sind bestimmte Anordnungen zwingend vorgeschrieben, so kann z.B. ein LI-Tag nur in Zusammenhang mit einem UL-Tag verwendet werden. Als Ergebnis bleibt dem Anwender mehr Zeit, um den Inhalt zu formulieren. Ähnliches ist er ja schon bei einem Textverarbeitungsprogramm gewöhnt.

Neben der Vereinfachung der Formatierung liegt die große Stärke der Wikis in der Vernetzung verschiedener Inhalte. Jede Seite eines Wikis wird durch einen eindeutigen Namen identifiziert und auch angesprochen. Dies bedeutet, dass man für eine Verlinkung einer Seite nur dieses Schlüsselwort kennen muss und nicht, wie in HTML, den Server, eventuell den Port, den Pfad und den Dateinamen. Darüber hinaus entfällt die Notwendigkeit, eine neue Seite physikalisch erst anlegen zu müssen. In der Wiki-Technik entstehen neue Seiten, indem einfach Links mit neuen Schüsselwörtern angelegt werden. Falls nun zum ersten Mal einer der neuen Links betätigt wird, generiert das System automatisch die korrespondierende Seite. Die so entstandene Seite kann anschließend mit Inhalt gefüllt werden.

Ebenfalls bedeutet die Methode der Schlüsselwörter einen wesentlichen Gewinn an Performance  bei einer Suche. Da der Schlüssel den Inhalt einer Seite bereits grob charakterisiert, kann dieser als Index dienen, so dass die gewünschte Information, ähnlich wie bei einer Datenbank, schnell gefunden werden kann.

Technik einer Seitengenerierung

Die Abbildung zeigt den Mechanismus einer Seiten-Generierung. Nachdem der Benutzer eine Abfrage gestartet hat, wird als erstes das Quell-Template der Seite gesucht. Im nächsten Schritt ersetzt das Wiki-System alle Formatierungsanweisungen durch die entsprechenden HTML-Repräsentationen und füllt zusätzlich bei Bedarf den Inhalt mit den gewünschten Business-Informationen. Da die Business-Daten normaler Weise nicht direkt im Wiki-System zur Verfügung stehen, werden diese von einem Fremd-System geliefert (z.B. mit Hilfe von Web-Services). Abschließend wird der dynamische Teil der Seite in ein Template verpackt, zusätzliche Dekorationen hinzugefügt (CSS-Styles, Bilder, etc.) und die fertige Seite dem Benutzer angezeigt.